La Posta Svizzera trasforma il caos di Excel in operazioni GRC snelle con Swiss GRC
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Con Swiss GRC abbiamo una collaborazione di lunga data, grazie alla quale abbiamo realizzato una piattaforma GRC centralizzata e flessibile. Swiss GRC è un partner affidabile, che guida, sostiene e rende autonoma La Posta Svizzera lungo tutto il suo percorso GRC. Questa collaborazione consente a La Posta Svizzera non solo di utilizzare la soluzione, ma anche di plasmarla e farla evolvere attivamente.
La Posta Svizzera è una delle imprese più importanti del Paese e adempie a un mandato di servizio pubblico negli ambiti della logistica, della comunicazione e della finanza. In quanto gruppo con oltre 45.000 collaboratori, unisce performance economica e responsabilità sociale e rappresenta un'infrastruttura sicura, moderna e affidabile al servizio della popolazione e dell'economia.
Scopra come la Posta Svizzera ha modernizzato i suoi processi GRC, passando dai fogli Excel compilati manualmente a un sistema digitale e intuitivo con il supporto di Swiss GRC.
Situazione di partenza
Quando nel 2020 è stata dismessa la precedente soluzione di Enterprise Risk Management (ERM) della Posta Svizzera, l’azienda ha gestito temporaneamente i rischi senza il supporto di uno strumento dedicato, affidandosi a fogli Excel e report PowerPoint. Un approccio che si è rivelato ben presto inefficiente e soggetto a errori. È diventata quindi indispensabile una soluzione GRC moderna, solida e di facile utilizzo.
Obiettivi
In quanto azienda di rilevanza sistemica con un mandato pubblico, la Posta Svizzera è soggetta a requisiti rigorosi in materia di governance, rischio e conformità (GRC). Oltre alle prescrizioni di legge, come il Codice svizzero delle obbligazioni e la Legge sull’organizzazione della Posta, la gestione dell’azienda è sottoposta alla vigilanza del Dipartimento federale dell’ambiente, dei trasporti, dell’energia e delle comunicazioni (DATEC), della Commissione federale delle poste (PostCom) e del Controllo federale delle finanze (CDF). Il sistema da implementare doveva soddisfare pienamente questi requisiti e, al tempo stesso, risultare sufficientemente flessibile da accogliere futuri cambiamenti normativi od operativi.
L’obiettivo era individuare una piattaforma intuitiva, di facile utilizzo e agevolmente adattabile, in grado di coprire in modo affidabile tutte le esigenze derivanti dalla metodologia applicata per la gestione dei rischi e per il sistema di controllo interno (SCI). Durante lo sviluppo si è prestata attenzione a evitare complessità superflue e a concepire una soluzione integrabile senza discontinuità nella struttura aziendale esistente. La soluzione doveva inoltre essere scalabile, per rispondere ai requisiti futuri.
Approccio e collaborazione
La Posta Svizzera ha iniziato definendo i propri requisiti e assegnando loro un ordine di priorità, per poi condurre una valutazione strutturata di più fornitori. Swiss GRC, già nota per la collaborazione con PostFinance, si è distinta con una proposta che coniugava funzionalità solide, flessibilità, facilità d’uso e un interessante rapporto qualità-prezzo.
La Posta Svizzera ha assegnato l’incarico a Swiss GRC, implementando in una prima fase i moduli ERM e SCI. L’implementazione ha seguito un approccio ibrido, che combinava strutture di progetto classiche con fasi di lavoro agili e orientate alla pratica. Sul fronte di Swiss GRC, Gentian Ajeti (Head Consulting) e il suo team si sono coordinati strettamente con la funzione di corporate risk management della Posta Svizzera. Grazie all’usabilità intuitiva della piattaforma, la Posta Svizzera ha potuto partecipare attivamente e operare in autonomia per l’intera durata del rollout.
Il successo dei primi due moduli ha suscitato forte interesse in tutta l’organizzazione, portando all’introduzione graduale di ulteriori moduli, tra cui:
Struttura aziendale complessa con diverse unità di business, società del gruppo e circa 45.000 collaboratori
Implementazione per fasi successive, coordinamento stretto e coinvolgimento dei reparti, definizione mirata delle priorità
Requisiti eterogenei ed elevato grado di maturità delle tematiche
Analisi di business congiunta, approccio agile, implementazione modulare, configurazione personalizzata
Necessità di un’ampia copertura delle funzioni di assurance
Approccio risolutivo basato su piattaforma, con elevata scalabilità e flessibilità
Risultati principali e impatto
Con l’introduzione di GRC Toolbox, la Posta Svizzera ha potuto creare una piattaforma GRC centrale che genera un valore aggiunto significativo per le diverse funzioni di assurance. L’architettura modulare consente di rappresentare con precisione i requisiti specifici di ciascun ambito e di integrare la soluzione senza discontinuità nella complessa struttura aziendale. I processi sono documentati in modo trasparente e tracciabile e le responsabilità sono assegnate con chiarezza. In questo modo GRC Toolbox contribuisce in misura rilevante a consentire alle funzioni di assurance della Posta Svizzera di svolgere i propri compiti in modo efficiente, efficace e trasparente.
Nella collaborazione pluriennale, Swiss GRC non è percepita semplicemente come fornitore di software, bensì come partner affidabile e impegnato. Ciò che contraddistingue in particolare la cooperazione con Swiss GRC non è soltanto il supporto tecnico, ma anche il fatto di mettere attivamente la Posta Svizzera in condizione di lavorare in autonomia con GRC Toolbox e di svilupparla ulteriormente in proprio. Grazie all’usabilità intuitiva, le modifiche e le estensioni di minore entità possono essere realizzate internamente, senza lunghi cicli di sviluppo né dipendenze esterne.
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