La Poste suisse remplace le chaos des fichiers Excel par des opérations GRC structurées avec Swiss GRC

Découvrez comment La Poste Suisse a modernisé ses processus GRC, en passant de tableurs Excel manuels à un système numérique et intuitif, avec l’appui de Swiss GRC.

Situation de départ

Lorsque la solution de gestion des risques d’entreprise (ERM) utilisée jusque-là par La Poste Suisse a été abandonnée en 2020, l’entreprise a géré temporairement ses risques sans outil dédié, en s’appuyant sur des tableurs Excel et des rapports PowerPoint. Cette approche s’est rapidement révélée inefficace et source d’erreurs. Une solution GRC moderne, robuste et conviviale est devenue indispensable.

Objectifs

En tant qu’entreprise d’importance systémique investie d’un mandat de service public, La Poste Suisse est soumise à des exigences strictes en matière de gouvernance, risques et conformité (GRC). Outre les dispositions légales telles que le code des obligations suisse et la loi sur l’organisation de la Poste, la gestion de l’entreprise est surveillée par le Département fédéral de l’environnement, des transports, de l’énergie et de la communication (DETEC), la Commission fédérale de la poste (PostCom) et le Contrôle fédéral des finances (CDF). Le système à mettre en place devait répondre pleinement à ces exigences tout en restant suffisamment souple pour absorber les évolutions réglementaires ou opérationnelles futures.

L’objectif consistait à trouver une plateforme intuitive, conviviale et facilement adaptable, capable de répondre de manière fiable à l’ensemble des besoins existants issus de la méthodologie appliquée en matière de gestion des risques et de dispositif de contrôle interne (DCI). Lors de la conception, un soin particulier a été apporté à éviter toute complexité inutile et à élaborer une solution pouvant s’intégrer sans rupture dans la structure existante de l’entreprise. La solution devait en outre être évolutive afin de répondre aux besoins futurs.

Démarche et collaboration

La Poste Suisse a commencé par définir et hiérarchiser ses exigences, puis a mené une évaluation structurée portant sur plusieurs prestataires. Swiss GRC, déjà connue pour ses travaux avec PostFinance, s’est distinguée par un concept alliant richesse fonctionnelle, flexibilité, facilité d’utilisation et rapport qualité-prix attractif.

La Poste Suisse a attribué le contrat à Swiss GRC, en déployant dans un premier temps les solutions ERM et contrôle interne (DCI). La mise en œuvre a suivi une approche hybride, combinant structures de projet classiques et phases de travail agiles, orientées vers la pratique. Du côté de Swiss GRC, Gentian Ajeti (Head Consulting) et son équipe se sont coordonnés étroitement avec la fonction de gestion des risques d’entreprise de La Poste Suisse. Grâce à l’ergonomie intuitive de la plateforme, La Poste Suisse a pu participer activement et travailler de manière autonome tout au long du déploiement.

Le succès des deux premières solutions a suscité un vif intérêt dans l’ensemble de l’organisation, conduisant à l’introduction progressive de solutions supplémentaires, notamment :

• Sécurité de l’information
• Supplier Security Management (gestion des risques tiers)
• Conformité
• Protection des données
• Sécurité physique
• Gestion des audits

Défis du projet

Principaux résultats et impact

Avec l’introduction de la GRC Toolbox, Swiss Post a pu mettre en place une plateforme GRC centrale qui apporte une valeur ajoutée significative aux différentes fonctions d’assurance. L’architecture modulaire permet de représenter avec précision les exigences individuelles, propres à chaque domaine, et d’intégrer la solution sans rupture dans la structure d’entreprise complexe. Les processus sont documentés de manière transparente et traçable, et les responsabilités sont clairement attribuées. La GRC Toolbox contribue ainsi de façon déterminante à permettre aux fonctions d’assurance de Swiss Post d’exercer leurs missions avec efficience, efficacité et transparence.

Dans le cadre de cette collaboration de longue date, Swiss GRC est perçue non pas comme un simple éditeur de logiciels, mais comme un partenaire fiable et engagé. Ce qui distingue particulièrement cette coopération, c’est non seulement l’accompagnement technique, mais aussi la capacité effectivement donnée à Swiss Post de travailler de manière autonome avec la GRC Toolbox, voire de la faire évoluer elle-même. Grâce à sa prise en main intuitive, les ajustements et améliorations mineurs peuvent être réalisés en interne, sans longs cycles de développement ni dépendances externes.