بريد سويسرا يحول فوضى Excel إلى عمليات GRC منظمة مع Swiss GRC

اكتشفوا كيف قامت البريد السويسري (Swiss Post) بتحديث عمليات GRC لديها، بالانتقال من جداول بيانات Excel اليدوية إلى نظام رقمي بديهي، بمساعدة Swiss GRC.

الوضع الأولي

عندما توقف العمل بحل إدارة المخاطر المؤسسية (ERM) السابق لدى البريد السويسري في عام 2020، أدارت الشركة المخاطر مؤقتًا دون دعم أداة مخصصة، معتمدة بدلًا من ذلك على جداول بيانات Excel وتقارير PowerPoint. وسرعان ما تبين أن هذا النهج غير فعال وعرضة للأخطاء. وأصبح من الضروري إيجاد حل GRC حديث وموثوق وسهل الاستخدام.

الأهداف

بصفتها شركة ذات أهمية نظامية وولاية عامة، تخضع البريد السويسري (Swiss Post) لمتطلبات صارمة في مجال الحوكمة والمخاطر والامتثال (GRC). فبالإضافة إلى اللوائح القانونية مثل قانون الالتزامات السويسري وقانون تنظيم البريد، تخضع إدارة الشركة لإشراف الوزارة الفيدرالية للبيئة والنقل والطاقة والاتصالات (DETEC)، ولجنة تنظيم البريد (PostCom)، والمكتب الفيدرالي السويسري للتدقيق (SFAO). وكان لا بد للنظام المراد تنفيذه أن يلبي هذه المتطلبات بالكامل مع التمتع بمرونة كافية لاستيعاب التغييرات التنظيمية أو التشغيلية المستقبلية.

كان الهدف هو إيجاد منصة بديهية وسهلة الاستخدام وقابلة للتكيف بسهولة، قادرة على تلبية جميع الاحتياجات القائمة بشكل موثوق انطلاقًا من منهجية إدارة المخاطر ونظام الرقابة الداخلية (ICS) المعتمدة. وأثناء عملية التطوير، حرص الفريق على تجنب أي تعقيد غير ضروري وعلى تصميم حل يمكن دمجه بسلاسة ضمن الهيكل المؤسسي القائم. كما كان لا بد للحل أن يكون قابلًا للتوسع لتلبية المتطلبات المستقبلية.

المنهجية والتعاون

بدأ البريد السويسري بتحديد متطلباته وترتيب أولوياتها، ثم أجرى تقييمًا منظمًا لعدة مزودين. وتميزت Swiss GRC، المعروفة سلفًا من خلال تعاونها مع PostFinance، بتقديم مفهوم يجمع بين وظائف قوية ومرونة وسهولة استخدام ونسبة جيدة بين السعر والأداء.

أسند البريد السويسري العقد إلى Swiss GRC، التي قامت في البداية بتنفيذ حلّي ERM و ICS. واتبع التنفيذ منهجية هجينة، جمعت بين الهياكل الكلاسيكية للمشاريع ومراحل عمل رشيقة وعملية التوجه. ومن جانب Swiss GRC، تولى Gentian Ajeti (رئيس الاستشارات) وفريقه التنسيق عن كثب مع وظيفة إدارة المخاطر المؤسسية لدى البريد السويسري. وبفضل سهولة استخدام المنصة البديهية، تمكن البريد السويسري من المشاركة الفعالة والعمل بشكل مستقل طوال مراحل التطبيق.

أثار نجاح الحلّين الأولين اهتمامًا كبيرًا على مستوى المؤسسة، مما أدى إلى إدخال حلول إضافية على مراحل، منها:

• أمن المعلومات
• إدارة أمن الموردين (إدارة مخاطر الأطراف الثالثة)
• الامتثال
• حماية البيانات
• الأمن المادي
• إدارة التدقيق

تحديات المشروع

أبرز النتائج والأثر

بفضل إدخال GRC Toolbox، تمكن البريد السويسري (Swiss Post) من إنشاء منصة GRC مركزية توفر قيمة مضافة كبيرة لمختلف وظائف الضمان. يتيح الهيكل القائم على الوحدات تمثيلًا دقيقًا للمتطلبات الفردية الخاصة بكل موضوع، ودمجًا سلسًا للحل ضمن الهيكل المؤسسي المعقد. وتُوثَّق العمليات بشفافية وقابلية للتتبع، كما تُحدَّد المسؤوليات بوضوح. وبهذا، يساهم GRC Toolbox مساهمة كبيرة في تمكين وظائف الضمان لدى البريد السويسري من أداء مهامها بكفاءة وفعالية وشفافية.

في إطار هذا التعاون الطويل الأمد، لا تُنظر إلى Swiss GRC كمجرد مزود برمجيات، بل كشريك موثوق وملتزم. وما يميز التعاون مع Swiss GRC بشكل خاص ليس الدعم التقني فحسب، بل أيضًا التمكين الفعلي للبريد السويسري من العمل بشكل مستقل مع GRC Toolbox وحتى تطويره بنفسه. وبفضل سهولة الاستخدام البديهية، يمكن إجراء التعديلات والتحسينات الطفيفة داخليًا، دون الحاجة إلى دورات تطوير طويلة أو الاعتماد على جهات خارجية.