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Ein neu veröffentlichtes Whitepaper von Swiss GRC zeigt strukturelle Defizite im Contract Lifecycle Management auf und identifiziert finanzielle sowie regulatorische Risiken infolge unzureichend gesteuerter Vertragsprozesse. Trotz fortschreitender Digitalisierung in Finanzen, Operations und Kundenprozessen zählt das Vertragsmanagement weiterhin zu den am wenigsten modernisierten Unternehmensfunktionen.
Viele Organisationen verwalten rechtsverbindliche Vereinbarungen nach wie vor über Tabellenkalkulationen, E-Mails und dezentrale Ablagesysteme, wodurch operative Intransparenzen und finanzielle Risiken entstehen. Fehlende Transparenz über Verpflichtungen und Verlängerungen kann zu Umsatzeinbussen von bis zu 9 % pro Jahr führen, etwa durch versäumte Fristen, übersehene Verpflichtungen oder inkonsistente Verhandlungen. Gleichzeitig gehen nahezu die Hälfte aller Compliance-Verstösse nicht auf vorsätzliches Fehlverhalten zurück, sondern auf unzureichende Nachverfolgbarkeit und Dokumentation.
Verträge betreffen in der Regel mehrere Bereiche wie Legal, Einkauf, Finanzen und operative Einheiten, während Zuständigkeiten häufig fragmentiert über verschiedene Systeme und Verantwortliche verteilt bleiben. Ohne zentrale Steuerung fehlt die Übersicht darüber, welche Verpflichtungen aktiv sind, wer Abweichungen genehmigt hat und wann kritische Verlängerungen anstehen. Mit zunehmender regulatorischer Dynamik wird die Fähigkeit zur nachvollziehbaren Dokumentation ebenso wichtig wie die Einhaltung selbst.
Nach Einschätzung von Swiss GRC spiegelt dies eine grundlegende Governance-Herausforderung wider. Gentian Ajeti, Chief Customer & Commercial Officer bei Swiss GRC, erklärt: «Die Herausforderung liegt nicht in der digitalen Ablage von Dokumenten, sondern in der Steuerung des gesamten Vertragslebenszyklus. Deshalb haben wir Contraqto mit dem Ziel entwickelt, Vertragsmanagement durch KI-gestützte Automatisierung transparenter und strukturiert steuerbar zu machen.»
Das Whitepaper beschreibt einen strukturierten Reifegradpfad – von zentralisierten Vertragsarchiven über Workflow-Automatisierung und datenbasierte Analysen bis hin zu integrierten Governance-Kontrollen – und betont, dass die reine Digitalisierung von Dokumenten keine ausreichende Transparenz oder Compliance-Sicherheit gewährleistet. Erforderlich sind strukturierte Prozesse, rollenbasierte Genehmigungen, automatisierte Benachrichtigungen und revisionssichere Dokumentation.
Das vollständige Whitepaper steht zum Download bereit:
Modern Contract Lifecycle Management: Driving Value and Compliance
