Una gestione contrattuale inefficace mette a rischio il 9% dei ricavi, secondo un’analisi di settore

Un whitepaper appena pubblicato da Swiss GRC evidenzia lacune strutturali nelle prassi aziendali di gestione del ciclo di vita contrattuale, individuando rischi finanziari e di conformità misurabili legati a una gestione dei contratti inefficace. Nonostante la rapida trasformazione digitale che interessa finanza, operations e processi rivolti alla clientela, la gestione dei contratti resta una delle funzioni aziendali meno modernizzate.

Molte organizzazioni continuano a gestire accordi giuridicamente vincolanti tramite fogli di calcolo, corrispondenza via e-mail e sistemi di archiviazione decentralizzati, generando punti ciechi operativi ed esposizione finanziaria. Una visibilità limitata sugli obblighi e sui rinnovi può erodere fino al 9% del fatturato annuo a causa di scadenze mancate, impegni trascurati ed esiti negoziali incoerenti. Allo stesso tempo, quasi la metà delle violazioni di conformità non deriva da comportamenti scorretti intenzionali, bensì da un tracciamento e una documentazione insufficienti.

I contratti coinvolgono tipicamente le funzioni legale, acquisti, finanza e operations, ma la responsabilità resta spesso frammentata tra sistemi e persone diverse. In assenza di un coordinamento centrale, le organizzazioni faticano a stabilire quali obblighi siano attivi, chi abbia approvato le deroghe contrattuali e quando si verifichino i rinnovi critici. Con l’intensificarsi del controllo regolamentare, una supervisione dimostrabile sta diventando importante quanto la conformità stessa.

Il whitepaper delinea un percorso di maturità strutturato per le prassi di gestione del ciclo di vita contrattuale, che inizia con repository centralizzati e progredisce verso l’automazione dei flussi di lavoro, insight basati sull’analisi dei dati, collaborazione interfunzionale e controlli di governance integrati. Il documento distingue inoltre tra digitalizzazione dei documenti e digitalizzazione del ciclo di vita, sottolineando come l’archiviazione elettronica degli accordi non garantisca automaticamente trasparenza o conformità. Una modernizzazione efficace richiede flussi di lavoro strutturati, approvazioni basate sui ruoli, avvisi automatizzati e piste di controllo complete. Poiché le organizzazioni operano in contesti sempre più regolamentati e orientati ai dati, il rafforzamento della governance del ciclo di vita contrattuale sta passando da un semplice miglioramento operativo a una priorità del management esecutivo.