Il Paul Scherrer Institute (PSI) rafforza la gestione dei rischi e dei controlli con Swiss GRC

Scopra come il Paul Scherrer Institute (PSI) ha digitalizzato, strutturato e reso sostenibili nel tempo i propri processi di gestione dei rischi e di controllo interno grazie alla GRC Toolbox di Swiss GRC: integrata senza soluzione di continuità con i sistemi esistenti e concepita per abilitare un reporting consolidato.

Situazione di partenza

In qualità di centro di ricerca nazionale di rilevanza internazionale, il Paul Scherrer Institute (PSI) fa parte del Settore dei politecnici federali (ETH Domain) sotto la vigilanza della Confederazione Svizzera. In questo ruolo, l’Istituto è responsabile non soltanto dell’eccellenza scientifica, ma anche di garantire una governance sicura, conforme e trasparente.

Prima dell’avvio del progetto, le attività di gestione dei rischi e di controllo interno erano in larga parte manuali: il quadro era caratterizzato da fogli di calcolo decentralizzati e da numerosi silos di dati. All’interno della funzione compliance è cresciuta progressivamente l’esigenza di una soluzione strutturata e verificabile. A ciò si è aggiunta la possibilità di sfruttare sinergie con altre istituzioni del Settore dei politecnici federali, alcune delle quali già utilizzavano soluzioni Swiss GRC: un elemento che ha contribuito alla decisione del PSI di valutare Swiss GRC.

Obiettivi

Il PSI si è posto l’obiettivo di realizzare una rappresentazione digitalizzata e strutturata dei propri processi interni di gestione dei rischi, compliance e controllo, con le seguenti finalità:

• definire con chiarezza le responsabilità,
• consentire valutazioni e analisi centralizzate,
• agevolare strutture di reporting condivise con le istituzioni partner del Settore dei politecnici federali.

Implementazione e collaborazione

In una prima fase, il PSI ha preso in considerazione l’adesione a un’istanza GRC Toolbox già in uso presso un’altra istituzione del Settore dei politecnici federali. Un’analisi congiunta ha però evidenziato rapidamente che tale approccio avrebbe comportato troppi vincoli e una flessibilità insufficiente. In stretto coordinamento si è quindi deciso di predisporre un’istanza dedicata per il PSI, calibrata sulle esigenze specifiche dell’Istituto.

Oggi il PSI utilizza attivamente i moduli Risk Management (RM), Internal Control System (ICS), Compliance e IT Security Management. Tre dei quattro moduli comprendono estensioni mirate specifiche per il cliente, aggiuntive rispetto alla versione standard. Un elemento centrale è stata l’integrazione tecnica con SAP Signavio, in particolare nel modulo ICS, per sfruttare le sinergie tra la gestione dei processi esistente e il sistema di controllo interno, evitando così duplicazioni nella documentazione.

Sebbene la realizzazione di questa interfaccia si sia rivelata più complessa del previsto, è stata portata a termine con successo grazie a un’implementazione per fasi e a un coordinamento diretto e orientato alle soluzioni tra tutti gli stakeholder, con la guida professionale di Michael Niedermann, Lead Consulting Europe di Swiss GRC.

Sfide e insegnamenti tratti

Risultati principali e valore aggiunto

Con la GRC Toolbox di Swiss GRC, oggi il PSI dispone di:

• una piattaforma unificata per la gestione dei rischi, il SCI e la compliance,
• processi standardizzati con responsabilità chiaramente definite,
• un’integrazione tecnica senza soluzione di continuità con i sistemi esistenti, in particolare SAP Signavio,
• una base solida per il reporting interno e per la futura comparabilità all’interno del Settore dei PF.

La soluzione ha migliorato sensibilmente la trasparenza, la governance e l’efficienza in tutti gli ambiti interessati.

Conclusione

Con l’introduzione della GRC Toolbox di Swiss GRC, il PSI ha posto le basi di un sistema di governance professionale e scalabile. Tra i fattori determinanti per questa scelta figurano la comprovata esperienza di Swiss GRC nel settore pubblico e nel contesto accademico, l’architettura modulare che consente un’implementazione per fasi e le solide capacità di consulenza e realizzazione dell’azienda.

La soluzione sostiene il PSI non soltanto nel mantenimento degli standard interni, ma anche nel rafforzamento duraturo della resilienza istituzionale, all’interno di un’organizzazione che unisce eccellenza scientifica e forte impegno a favore di una governance trasparente e affidabile.